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O futuro da gestão eletrônica de documentos

Publicado em: 23/01/2020

Os documentos contém informações cruciais para o desenvolvimento de uma empresa, por conta disso, a busca pela melhoria da gestão de documentos é constante, principalmente nos sistemas de segurança, praticidade e velocidade de acesso das informações. Além disso, estes avanços são fundamentais para aumentar a produtividade e consequentemente os lucros. Para não ficar de fora e garantir esses benefícios, é importante saber para onde vai o mercado envolvido na gestão eletrônica de documentos, o qual é o tema do nosso post de hoje. Confira logo abaixo!

 

Atualmente um dos maiores problemas não só no setor de gestão de documentos, mas em toda a tecnologia, é relacionado à área de segurança da informação. Garantir a segurança das informações de uma empresa, e até mesmo de uma pessoa, é um dos maiores desafios encontrados em todos os segmentos de mercado. A sua importância se deve pelo impacto que determinadas informações exercem na empresa em casos de vazamentos ou de ataques hackers, que podem gerar grandes prejuízos, por exemplo, imagine os prejuízos que uma empresa teria se vazassem as formulas químicas e procedimentos de fabricação de seus produtos.

 

A área de gestão eletrônica de documentos não fica de fora disso, pois muitos desses documentos sigilosos passam pelos equipamentos de impressão e nos sistemas incorporados pelos mesmos, assim, tornando a segurança um fator de grande importância. Além disso, a busca por melhorias na velocidade e praticidade nas operações é sempre visada, pois otimiza o tempo e aumenta a produtividade. Por conta da importância da segurança na gestão eletrônica de documentos, o desenvolvimento tecnológico nos procedimentos que geram mais segurança para o usuário e ao mesmo tempo praticidade para facilitar a gestão e a realização das operações, tais como você verá a seguir:

 

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem já existe hoje, contudo, no futuro este sistema se torna mais aprimorado, tanto em questões de segurança e acessibilidade, contendo um controle de acesso maior sob quem pode acessar as informações e também na segurança da estrutura em si. Também será possível acessar os documentos através em uma variedade maior de dispositivos.

 

Indexação

A indexação dos documentos na gestão eletrônica é um um dos melhores meios para facilitar a organização e a busca destes documentos posteriormente, não sendo necessário busca-los por inúmeras pastas, ganhando tempo. Os softwares de indexação se tornam mais seguros e sofisticados no futuro,  garantindo segurança para as empresas e aprimorando a qualidade da ferramenta.

 

Código de barras

O código de barras é utilizado há vários anos em diversos segmentos de mercado,  sendo utilizado para identificar e organizar de forma simples e rápida,. O futuro desta tecnologia está na superação do desafio de sincronizar todos estes dados entre as empresas e fornecedores, e além disso, o consumidor final conseguir conferir os dados dos produtos sozinho.

 

QR Codes

Os QR Codes existem há mais de 25 anos, e até nos dias de hoje são incrementados em novas atividades, o que não deixará de fora a gestão eletrônica de documentos. Com esta tecnologia implementada, é possível visualizar documentos rapidamente, bastando apenas possuir conexão com a internet e escanear o código com a câmera de um dispositivo móvel, poupando tempo de localizar e enviar o documento formalmente.

 

Assinatura digital

Através de algoritmos de criptografia assimétrica, é possível conferir a autenticidade e integridade de um documento eletrônico, assim, evitando que seja passado para frente documentos falsos ou que não venham da origem esperada, impedindo prejuízos. Além da conferencia, é possível utilizar a sua assinatura digital em seus documentos, garantindo a autenticidade dos mesmos.

 

Inteligência artificial

A inteligência artificial está crescendo em todos os segmentos de tecnologia, inclusive na gestão eletrônica de documentos, impactando na agilidade e na facilitação de diversos processos, como na busca, organização e localização. Além disso, a inteligência artificial pode aprender com as relações interpessoais, entidades e com as informações no sistema para conduzir uma melhor gestão.

 

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