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Gestão Eletrônica de Documentos para empresas

Publicado em: 06/12/2018 Autor/fonte: Bellaprint

Diante da grande quantidade de processos a serem realizados na rotina de trabalho, administrar todos os dados e documentos de uma empresa, seja ela pequena, média ou grande não é uma tarefa simples. A dificuldade não está na missão de manter os dados organizados, mas sim em encontrar uma forma ágil e eficiente de realizar essa tarefa.

 

Mas, graças à tecnologia, muitas soluções surgiram, e a Gestão Eletrônica de Documentos é uma das possíveis alternativas para a organização de dados da sua empresa. Conhecida pela sigla GED, a Gestão Eletrônica de Documentos provém do termo inglês Enterprise Document Management (EMD), e corresponde a um sistema que veio para facilitar as rotinas administrativas.

digitando documentosNo processo de Gestão Eletrônica de Documentos, como o próprio nome sugere, tudo é realizado em âmbito digital, ou seja, seus documentos em papel deverão ser transpostos para o online para que o gerenciamento possa ser realizado. Quando todos os documentos já tiverem sido transferidos para a plataforma digital, a gestão poderá ser iniciada. 

 

Basicamente, a Gestão Eletrônica de Documentos consiste em um sistema que opera por meio da integração dos dados eletrônicos, no qual é possível não apenas organizar, como também controlar, classificar e armazenar todos os dados da sua empresa de forma rápida e eficiente. Dessa forma, é muito fácil listar as inúmeras vantagens que esse sistema pode proporcionar. 

 

A primeira vantagem desta ferramenta é a facilidade para transpor os documentos para o meio eletrônico. A Gestão Eletrônica de Documentos permite que uma cópia idêntica seja armazenada no espaço digital. Outra vantagem da gestão eletrônica é que ela pode ser utilizada para todos os tipos de documento, desde planilhas eletrônicas a arquivos de áudio, texto ou microfilme. 

 

Dados seguros e organizados 

 

A segurança dos dados é outro ponto positivo da gestão eletrônica, uma vez que os arquivos ficam todos criptografados, garantindo a privacidade dos seus dados. Além disso, os sistemas de gestão eletrônica de documentos também permitem a recuperação de dados. Assim, se algum dia você apagar algum dado importante, não há motivo para se preocupar, você pode reaver o arquivo perdido.

 

Muitas empresas optam pela adesão da gestão eletrônica de documentos para facilitar a rastreabilidade das informações de seus empreendimentos. A praticidade para a consulta também é uma qualidade a ser ressaltada, uma vez que contribui para a otimização das tarefas cotidianas da empresa. E vale ainda ressaltar que a gestão eletrônica de documentos é uma prática sustentável, uma vez que poupa o acúmulo de documentos físicos e reduz os custos com impressão. Diante de todas essas vantagens, não há como não aderir a essa tecnologia. Entre em contato com a nossa equipe e conheça outros motivos pelo qual a sua empresa deve aderir à gestão eletrônica de documentos.

 

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Bellaprint está no mercado de locação de impressoras há 15 anos, e ao longo desta jornada, já conseguiu mudar para melhor a realidade de muitas empresas por meio da prestação de serviços de qualidade. Contando com uma equipe de profissionais especializados, valorizamos nossos clientes e tentamos olhar para suas reais necessidades. Trabalhamos com a locação de impressoras em Várzea Paulista e também nas demais cidades da região. Venha conhecer nosso trabalho!

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