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Conheça as vantagens de usar softwares de impressão

Publicado em: 26/02/2020

Não é de hoje que a gestão de documentos é uma parte importante do gerenciamento das empresas, na qual desempenha um papel de extrema ajuda para a organização e gerenciamento de documentos como um todo.

Um dos desafios é facilitar o modo em que essa gestão é realizada, principalmente em relação aos serviços de impressão e digitalização, que em muitos casos é necessária uma alta demanda, sendo preciso uma praticidade maior para aprimorar e agilizar na organização dos documentos e gerar otimização de tempo e segurança das informações da empresa.

Um dos modos de atingir estes objetivos, é através da utilização de softwares de impressão, pois proporcionam vantagens únicas que podem inovar na gestão de documentos da sua empresa. Quer saber mais sobre o assunto? Não deixe de conferir logo abaixo!

 

Primeiramente, para que servem?

Os softwares de impressão foram desenvolvidos para auxiliar e facilitar diversas tarefas de serviços de impressão, tanto na parte relacionada a operação do equipamento quanto na gestão dos documentos e arquivos gerados.

Além disso, estes softwares fornecem dados e análises sobre os serviços de impressão da sua empresa, incluindo os custos que são gerados, relatórios sobre os documentos com informações de onde vieram e para onde foram, entre outras informações a respeito dos processos de gestão.

 

Como funcionam?

Existem diversos tipos de softwares, cada um com suas devidas funções e adversidades, que podem ser instalados e utilizados de vários modos. A maioria deles podem ser instalados no próprio equipamento de impressão/digitalização, no servidor da empresa que permite o acesso por cabos ou Wi-Fi, nos computadores que estão conectados com a rede e com o equipamento e até mesmo em dispositivos móveis.

Alguns softwares permitem que seja possível realizar ações de impressão ou acesso de arquivos via nuvem (cloud), possibilitando assim, que os responsáveis pela gestão dos documentos, possam gera-los ou acessa-los de qualquer lugar do mundo desde que contenha conexão com a internet.

 

Principais softwares

Grandes marcas no mercado de impressão fornecem softwares de alta qualidade para os seus clientes, por exemplo a Kyocera e até mesmo a Google disponibiliza softwares muito úteis.

Para citar um exemplo, a combinação do software Kyocera Mobile Print e do Google Cloud Print funcionam muito bem, pois ambos fornecem ferramentas para dispositivos móveis, permitindo que inúmeras atividades de impressão possam ser realizadas através de um smartphone, por exemplo.

Vale ressaltar que, dependendo a marca de seu equipamento, é possível encontrar softwares exclusivos para o mesmo, por isso recomendamos que você sempre busque estas informações com a marca vendedora ou com a empresa responsável pela locação.

 

Vantagens de possuir softwares de impressão

Baseado no que foi dito no post, é perceptível que as vantagens dos softwares de impressão impactam diretamente no modo de gerir os documentos de uma empresa. Dentre as vantagens, é possível encontrar a obtenção de uma maior praticidade em realizar as tarefas, acessar algum arquivo importante imediatamente em qualquer lugar do mundo (dispensando o uso de e-mails, que podem levar tempo para serem lidos e respondidos), organização dos documentos na pós e pré-impressão ou digitalização.

E não para por aqui, pois além destas vantagens práticas, é possível reduzir os custos gerados com os serviços de impressão, gerar mais segurança para a empresa e de forma geral, otimizar o tempo nestas operações. Com os dados fornecidos pelos softwares, você consegue administrar os documentos, o que inclui definir quem terá acesso a eles e conferir o histórico dos mesmos, diminuindo as chances de percas e de vazamentos de informações.

Através dos dados disponibilizados pelos próprios sites, é possível saber o quanto está sendo gasto por impressão, o que auxilia para reduzir os custos gerados nas atividades e até na manutenção da máquina, sem mencionar o fator ambiental, pois com a otimização é possível gerir melhor o gasto de suprimentos e papéis.

 

Atrativo, não é mesmo? Então o que acha de otimizar ainda mais seu sistema de gestão

 

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