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05 benefícios da digitalização de documentos

Publicado em: 04/11/2019

Lidar com pilhas enormes de papeis e documentos demanda muita organização e gestão, fazendo gastar muito tempo e espaço para todo o armazenamento. O papel também se deteriora com o passar do tempo e com o manuseio, e consequentemente acaba sendo perdido. Para resolver este problema você pode recorrer á contratação de uma empresa que força o serviço de digitalização de documentos, que irá facilitar o cotidiano da sua empresa e manterá seus documentos sempre em dia. Hoje falaremos um pouco mais sobre as vantagens de investir na digitalização de documentos. Quer saber mais? Confira a seguir:

 

1. Organização otimizada

A digitalização transfere todos os papeis e documentos físicos para o virtual, trazendo assim mais praticidade na organização e gestão deles. Você não terá mais que ir até o armazém e procurar em caixas os documentos necessários, basta fazer uma busca nos documentos na rede e você poderá encontrá-los em poucos segundos. Além disso, a digitalização traz um ganho de espaço físico, após digitalizar um documento, você poderá optar por fazer o que quiser com o papel, podendo guardá-lo em outro lugar ou partir para a reciclagem.

 

Após digitalizado, você pode ainda organizar seus arquivos da maneira que preferir: criando pastas, separando-os em tipos, datas ou em diferentes utilidades, deste modo, deixando padronizado o arquivamento e facilitando a visualização.

 

2. Equipamentos de alta qualidade

O serviço de locação de impressoras visa terceirizar todo o processo de impressão, deixando a empresa que contratou despreocupada com a gestão das mesmas, todo tipo de problema que vier a ocorrer será responsabilidade da empresa terceirizada, e assim  você poderá ganhar tempo e reduzir custos na hora de realizar a digitalização de documentos. Empresas de todo porte optam pela locação, pois a empresa contratada traz especialidade e qualidade, o que poupa semanas de trabalho, otimizando a digitalização de documentos e o fluxo de pessoas.

 

3. Suporte técnico

O serviço de digitalização de documentos também conta com suporte técnico especializado, que realiza a instalação de todas os equipamentos, reconfiguração, help desk, manutenção preventiva e suporte em geral. Com desenvolvimento e implantação de aplicativos personalizados, faz os colaboradores da sua empresa se adaptarem facilmente, resultando na otimização da digitalização de documentos, além disso, é realizado o acompanhamento técnico da ferramenta para que continue funcionando perfeitamente, também contando com a implantação de melhorias.

 

4. Treinamento     

A empresa de locação também fornece o treinamento, que tem o objetivo de preparar e capacitar os colaboradores para operarem o equipamento. É ensinado, por exemplo, como fazer a digitalização de documentos, como realizarem a troca de cartuchos de tintas e toners e até mesmo como resolver os problemas mais comuns que podem vir a acontecer nas máquinas no dia a dia.

 

5. Ecologicamente correto

Por meio da digitalização de documentos, pode ser feita a reciclagem dos papéis que não tem mais necessidade de existirem fisicamente ou então reutilizá-los de algum modo, assim, sendo ecologicamente correto. Além disso, essa ação também pode ajudar a obter o certificado ISO 14001, caso a sua empresa ainda não o tenha.

 

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Bellaprint possui anos de experiência no mercado de impressão e soluções digitais. Além disso, também oferece impressoras multifuncionais, bilhetagem de impressão e envelopadoras das melhores marcas. Temos certeza que sabemos exatamente como te ajudar a obter o melhor serviço de digitalização de documentos. Venha nos conhecer!

 

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